HIToutsourcing.com
 
 

Служебные записки

Одной из важнейших составляющих внутреннего документооборота организации является процесс движения служебных записок, который и призвано ускорить и автоматизировать наше решение “Служебные записки”.
Ниже представлено краткое описание решения.

Система позволяет руководителям разных рангов (а также их секретарям) создавать и регистрировать служебные записки, внося их в систему, рассылать их адресатам и получателям копии (или их секретарям), производить поиск в электронном архиве и многое другое. Другими словами, осуществлять полный цикл обработки служебных записок непосредственно в системе.
Электронный архив представлен с помощью наглядного графического интерфейса (доступного, в том числе, и из MS Outlook):

пример интерфейса решения

Графическая оболочка системы позволяет осуществлять поиск и обработку документов даже неопытным и неподготовленным пользователям, сводя к минимуму риск возникновения ошибок.
Одна из важнейших функций системы – контроль доступа – осуществляется автоматически. При этом в системе учитывается принадлежность сотрудников к различным подразделениям компании, а также наличие у них секретарей, получающих соответствующие полномочия.
Система содержит средства мониторинга и отчетности, встроенные в интерфейс решения.

Рассмотрим более подробно возможности системы и плюсы ее использования.

Возможности системы:

Делегирование полномочий
Если у руководителя (автора служебных записок) есть секретарь, то он может создавать и отправлять адресатам служебные записки вместо своего начальника. При этом сам руководитель также может при желании продолжать самостоятельно контролировать обработку служебных записок.

Многоуровневая система контроля
На основе служебной записки сотрудники, указанные в качестве адресата и получателей копии, могут создавать поручения (см. модуль Контроль исполнения поручений).

Распределение доступа и автоматическое назначение прав на документы
В процессе работы со служебными записками права доступа к документам назначаются автоматически, исключая несанкционированный доступ и случайное изменение конфиденциальной информации.
Система исключает возможность редактирования записки после ее регистрации, тем самым устраняя возможные конфликтные ситуации.

Поиск документов
В системе реализован удобный поиск документов. Вы можете искать документы по любому набору атрибутов, строке, подстроке, диапазону дат и т.д. Важные служебные записки теперь не затеряются!

Автоматический контроль и уведомления
В системе реализована отправка уведомлений о поступивших на обработку документах по электронной почте. В качестве вложения к письму присоединяется ссылка на документ и его карточку в системе, позволяя оперативно просмотреть служебную записку и ее регистрационные данные.

Система отчетности
Настроенные отчеты позволяют просматривать информацию о служебных записках по организации в целом, подразделению или отдельному сотруднику. Также возможны разработка и добавление в систему любых отчетов, необходимых Вашей организации.

Итак, решение “Служебные записки” предоставляет широкие возможности по созданию, исполнению и мониторингу служебных записок. Также к достоинствам системы следует отнести:

Удобство конечного пользователя
Интерфейс системы сделан максимально удобным для пользователя, а количество необходимых операций сведено к разумному минимуму.

Гибкость
Решение реализовано как для «толстого», так и для веб-клиента, во втором случае позволяя пользователям работать со служебными записками через Интернет, где бы они ни находились. Вы можете выбрать подходящую для Вашей организации архитектуру. Также в системе есть Outlook-клиент, позволяющий пользователям работать с документами из привычного интерфейса MS Outlook.

Удобство администрирования
Настройка и изменение различных параметров системы осуществляется с помощью удобных встроенных средств администрирования Hummingbird DM.

 
» Решения
Поиск
Ссылки
Все решения на базе Captaris и Hummingbird: