HIToutsourcing.com
 
 

Контроль исполнения поручений

Вне зависимости от отрасли, типа собственности и размера организации в ней всегда идет процесс раздачи поручений, который и призвано ускорить и автоматизировать наше решение “Контроль исполнения поручений”.
Ниже представлено краткое описание решения.

Система позволяет руководителям разных рангов создавать поручения (как по документам, так и без них), рассылать их исполнителям (в том числе и нескольким сразу), осуществлять контроль исполнения, мониторинг исполнительской дисциплины и многое другое.
В основу работы системы положена достаточно универсальная схема движения поручения, представленная в виде графического интерфейса:

интерфейс решения 'Контроль исполнения поручений'

Подобная схема позволяет осуществлять гибкий контроль исполнения – переносить сроки, отменять поручения и т.д. При создании поручения сотрудник заполняет форму поручения, вводя текст поручения, его название, указывая срок исполнения, исполнителя(ей) и ответственное лицо (контролера).
Важнейшая функция системы – контроль сроков исполнения – осуществляется автоматически, с рассылкой уведомлений по электронной почте и генерацией различных напоминаний.
Система содержит средства мониторинга и отчетности, встроенные в интерфейс решения.

Рассмотрим более подробно возможности системы и плюсы ее использования.

Возможности системы:

Делегирование полномочий контроля
Создавая поручение, руководитель назначает Контролера, т.е. сотрудника, осуществляющего контроль исполнения. Дальнейшее исполнение поручения происходит уже под управлением Контролера. Указав себя в качестве Контролера, руководитель может продолжать самостоятельно контролировать исполнение поручения.

Многоуровневая система контроля
Поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений, полученных от вышестоящего руководства, другими словами, выданное старшим руководителем поручение можно перепоручить своим подчиненным (перепоручения).

Создание однотипных поручений
В системе предусмотрена возможность быстрого создания большого количества однотипных поручений. Это удобно, например, при раздаче поручений по ОРД.
В этом случае исполнителем по поручению может быть назначен как отдельный сотрудник, так и группа лиц (например, “Руководители департаментов”).
Т.е. при создании поручения можно выбрать одну из групп рассылки (вместе или вместо списка пользователей), сформированных администратором для упрощения создания однотипных поручений.
В результате каждый из исполнителей получает отдельное поручение. У этих персональных поручений будут одинаковыми Контролер, изначальный срок исполнения, текст поручения и т.д. Однако движение каждого поручения (исполнение, перенос срока и т.п.) будет самостоятельным и независимым от остальных “однотипных” поручений.
Таким образом, можно независимо контролировать каждого исполнителя в отдельности, при этом максимально упростив процесс создания большого количества поручений.

Привязка к различным типам документов
Вы можете создавать поручения как на основе различных документов (приказов, протоколов совещаний и т.д.), так и без них. В случае создания поручения по документу, оно будет содержать ссылку на документ, по которому было создано.

Пересылка файлов
Решение позволяет прикреплять к поручению несколько файлов произвольного формата, необходимых в дальнейшем исполнителю в процессе выполнения.

Автоматический контроль и уведомления
Система позволяет контролировать сроки исполнения поручений, так как автоматически отслеживает назначенные даты и сообщает сотрудникам о просроченных или невыполненных поручениях различными способами.
Например, при отображении списка поручений, поручения, у которых подходит срок исполнения, а также просроченные поручения отмечаются определенным цветом, установленным в параметрах программы пользователем. Кроме того, поступление поручения на обработку сотруднику отмечается миганием специального значка-индикатора в области уведомления Windows.
Также реализована отправка уведомлений сотрудникам по электронной почте. В случае наступления каких-либо важных событий в процессе исполнения, всем заинтересованным сотрудникам направляются уведомления соответствующего содержания. Это может быть напоминание об истечении срока, сообщение о его изменении, об отмене поручения и т.д.

История движения поручений
Сохраняется переписка инициатора, исполнителя и контролера поручения.

Система отчетности
Настроенные отчеты позволяют отследить уровень исполнительской дисциплины по организации в целом, подразделению или отдельному сотруднику. Также возможны разработка и добавление в систему любых отчетов, необходимых Вашей организации.

Итак, решение “контроль исполнения поручений” предоставляет широкие возможности по созданию, исполнению и мониторингу поручений. Также к достоинствам системы следует отнести:

Удобство конечного пользователя
Интерфейс системы сделан максимально удобным для пользователя, а количество необходимых операций сведено к разумному минимуму.

Гибкость
Решение реализовано как для «толстого», так и для веб-клиента, во втором случае позволяя пользователям работать с поручениями через Интернет, где бы они ни находились. Вы можете выбрать подходящую для Вашей организации архитектуру.

Широкие возможности интеграции
Решение “Контроль исполнительской дисциплины” реализовано на основе системы Captaris Workflow и может быть интегрировано с любыми хранилищами документов. Мы предлагаем готовую интеграцию с хранилищами на основе Hummingbird DM, MS SharePoint или файл-сервера, а также готовы быстро подключиться к вашему хранилищу документов.

Удобство администрирования
В комплект поставки ПО входит утилита администрирования, служащая для изменения различных параметров системы и просмотра журнала аудита.

Вы также можете рассмотреть возможности внедрения других решений по контролю исполнения поручений предлагаемых нами на базе продуктов DocsVision и Microsoft.

 
» Решения
Поиск
Ссылки
Все решения на базе Captaris и Hummingbird: